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Practical software, services and solutions for the small business
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 Die Mailinglist Anwendung kann hier vom Hauptbereich heruntergeladen werden ...
 

Info Sheet [ Merkblatt für Beherbergungbetriebe (Hotels, Pensionen etc.) ]
 

In den folgenden Ausführungen geben wir einige praktische Hinweise für die Benutzung unserer "Mailing List" Anwendung im mittleren und kleineren Betrieb.

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Zuerst möchten wir zur Einleitung einige Dinge ausführen, die uns wichtig erscheinen ...

Sie verfügen wohl über einen PC, der unter einem der folgenden Betriebssysteme läuft:

Windows 95, 98, ME, Windows 2000 oder seit kurzem Windows XP. Auch im kleineren Betrieb haben Sie vielleicht ein "Hotel Management Programm" installiert, das Ihnen bei der Reservierung, Abrechnung etc. hilft. Hinzu kommen einige Büroanwendungen wie z.B. die Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, die e-mail Software und Ihr Internet Browser.

Wir alle kennen aber auch die kleinen (und manchmal größeren) Schwierigkeiten, die wir mit unseren PCs und den angeschlossenen Geräten im Alltag haben. Über eines müssen wir uns dabei im kleinen und mittleren Betrieb im klaren sein:

Der PC inkl. des Betriebssystems bietet zwar von Jahr zu Jahr immer mehr Möglichkeiten - die betriebspraktische Anwendung und Verwertbarkeit dieser neuen Möglichkeiten muß aber aus verschiedenen Gründen oftmals in Frage gestellt werden.

Für die bestmögliche Ausnutzung sind Kenntnisse notwendig, die normalerweise in keinem kleinen oder mittleren Betrieb vorhanden sind (nur größere Betriebe können sich aber  entsprechende Spezialisten permanent / zeitweise leisten oder gar einen externen Unternehmensberater).

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Unser kleines Programm befasst sich weder mit Hardware noch unterstützender Software, um Ihren Computer am Laufen zu halten, sondern ganz einfach mit den wirklichen Informationen auf die es ankommt (und das im Klartext - also verständlich), basierend auf existierenden Daten im Betrieb und wie man sich diese z.B. im praktischen Marketing zunutze machen kann.

KEIN Computer Jargon  (soweit wir es vermeiden konnten)  !

Dies ist ein ganz großer Unterschied zu all den Dingen, die Ihnen normalerweile heutzutage oftmals angeboten (oder sollten wir besser sagen: zugemutet) werden  ...

Es ist für uns, die wir seit mehr wie 30 Jahren im Bereich der (praktischen) elektronischen Datenverarbeitung tätig sind kein Wunder, daß mehr und mehr Betriebe enttäuscht sind von dem Unterschied zwischen dem versprochenen Nutzen und der Realität. Dies trifft insbesondere dann zu, wenn man den zeitlichen Aufwand berücksichtigt, der sich oftmals auch als ein Vielfaches im Vergleich zum erwarteten Nutzen ausdrückt, wenn man die finanzielle Seite sieht.

Nun - damit haben wir wirklich keine Probleme; die Grundform unserer kleinen Anwendung ist FREEWARE - also KOSTENFREI für jedermann - einfach vom Internet runterladen !

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[ Eine erweiterte Form ist für eine kleine Schutzgebühr erhältlich - aber auch diese können Sie sich zuerst zum Ausprobieren vom Internet herrunterladen. Die grundlegende Dateistruktur ist identisch - es sind jedoch einige Bedienungshilfen zur Arbeitserleichterung und mehr Auswertungsmöglichkeiten integriert.  ]
 

Bitte beachten Sie jedoch unser  ...

KOSTENLOSES Angebot für Beherbergungsbetriebe in Südtirol und im deutschsprachigen Alpenraum:

Für eine begrenzte Zeit geben wir die volle Version in englischer Sprache gerne an jeden Betrieb ab, der diese nach eingehender Prüfung der Demoversion verwenden möchte. Die deutsche Version wird dateienkompatibel zur englischen sein, so daß Sie einfach nur die Datei:  mailplus.exe austauschen müssen, nachdem die deutsche Version erhältlich sein wird.

Sie können natürlich mit der englischen Version unbegrenzt weiterarbeiten - wir hoffen aber, daß Sie verstehen, daß wir eine kleine Schutzgebühr für die deutsche Version zu gegebener Zeit erheben werden in ähnlicher Höhe wie auf unserer Preisliste für die englische Version aufgeführt:  http://bluesoftware.tripod.com/pricelist.html

Betriebe, von denen wir Aufträge, Arbeiten anderer Art erhalten (z.B. Übersetzungen vom englischen ins Deutsche) sind davon natürlich ausgenommen.

Ihre Anforderung richten Sie bitte NACH ausführlichem Testen der Demo - Ihre Daten bleiben Ihnen erhalten - via e-mail an uns:  bluesoftware@altavista.it  Die Bearbeitung wird ca. eine Woche in Anspruch nehmen, da Sie eine personalisierte Kopie erhalten, die nur auf Ihrem Computer laufen wird - eine Weitergabe an dritte ist deshalb schon aus technischen Gründen ausgeschlossen. Aber wie gesagt - jeder Beherbergungsbetrieb (ob klein ob groß) kann die Anwendung anfordern.

Wir benötigen in Ihrer Anforderung:

1. volle postalische Anschrift Ihres Betriebes und Namen des Besitzers oder Geschäftsführers
2. Seriennummer des PCs auf dem Sie die Software installieren möchten
    (dies ist NICHT für die Demo Version erforderlich)
3. die Zusicherung des Besitzers oder Geschäftsführers, daß Sie diese volle Version nur auf dem von Ihnen genannten Rechner
    einsetzen werden und die Software nicht an Dritte weitergeben werden

Danke !
 

 Die Mailinglist Anwendung kann hier vom Hauptbereich heruntergeladen werden ...
 

Bitte sehen Sie sich doch einmal die Liste der zusätzlichen Eigenschaften am Ende in der Anlage an, die wir in die erweiterte Version eingebaut haben.

Und wenn Ihre Ansprüche im praktischen Marketing steigen, dann stehen wir Ihnen mit Rat und Tat zur Seite - unsere anderen Anwendungen (für fortgeschrittene Ansprüche) sollten Sie unbedingt einmal ausprobieren. Genauso einfach vom Internet runterzuladen !

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Bitte, benutzen Sie unsere Anwendung um grundlegende Daten zu sammeln / zu erfassen. Es kostet Sie täglich nur wenige Minuten Ihrer Zeit (oder die Ihrer Mitarbeiter) wird Ihnen dann aber für Ihre Marketingplanung für die kommende Saison sicherlich zugute kommen.

Sehen Sie es doch einmal so:

Sie führen ein Hotel im Prinzip nach den gleichen Grundsätzen wie jedes andere Geschäft auch. Was bei Ihnen aber sicherlich noch hinzukommt ist die Liebe zum Beruf, das persönliche Kennenlernen Ihrer Gäste (wenn Ihr Betrieb noch "klein" genug ist), das Gewinnen von Stammgästen und Freunden - all das gehört dazu und ist auch eine Bereicherung für Ihr persönliches, privates Leben.

Sie wollen Ihre Stammgäste behalten, wissen aber auch, daß Sie mit diesen in Kontakt bleiben müssen, um sie für die nächste Saison wiederzugewinnen.

Aus Interessenten wollen Sie aber auch neue Gäste gewinnen  ...

Unsere kleine Anwendung kann Ihnen dabei auf praktische Art dabei helfen - lassen Sie uns einige Dinge anführen, die Ihnen die Nützlichkeit aufzeigen.

(1)

Nur die wichtigsten Daten über Ihre Gäste werden mit unserer kleinen Anwendung erfasst - alles macht wirklich Sinn für Ihre persönlichen Marketingzwecke.

(2)

Sie legen sogenannte "keywords" fest (also Schlüsselbegriffe / -wörter). Dies können im Beherbergungsbetrieb z.B. die folgenden Begriffe sein:

Stammgast, Interessent, Fax Anfrage, e-mail, unerwünscht, war 2x da    u.a.m.

Für jede erfasste Adresse / Person können Sie einen oder mehrere Schlüsselbegriffe zuordnen.

Einige Beispiele finden Sie in den Probedaten unseres Programmes.

(3)

Sie definieren die Informationen (Mailers), die Sie den erfassten Adressen / Personen zukommen lassen wollen.

z.B. Preisliste, Geburtstagskarte, e-mail zu Weihnachten, Osterkarte usw.

Die zum Versand anstehenden Informationen können zeitweise "inaktiv" gesetzt werden.

---

Ihre erfassten Adressen können Sie sich nach verschiedenen Kriterien sortiert am Bildschirm anzeigen lassen:

- alphabetisch (nach Namen sortiert)
- Wiedervorlagedatum (Follow-Up Date)
- Stadt
- Vorort
- Postleitzahl
- Geburtsdatum

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Was auch wirklich wichtig waere, daß Sie die Grundlagen verstehen, die wir in unseren Erklärungen der Dateistruktur ansprechen - was Daten sind und wie man sich Daten zunutze machen kann um einen Geschäftserfolg zu erreichen im kleineren Betrieb.

Eine gute Grundlage in einem Tabellenkalkulationsprogramm ist wünschenswert (MS-EXCEL, LOTUS 1-2-3 um die wichtigsten zu nennen). Es gibt auch ein FREEWARE Programm auf unserer Webseite um in die Materie reinzuschnuppern.

Die Grundlagen können Sie auch mit freien Buchauszügen erlernen (in deutscher Sprache von: www.knowwareglobal.com und www.knowware.de - sehr gutes Material).

[ Kaufen Sie sich auf keinen Fall irgendwelche Loseblattwerke wie sie z.Zt. im Handel angeboten werden ! Diese erstrecken sich in der Behandlung einer Thematik oftmals über mehrere Wochen, sind extrem teuer und nützen Ihnen für die praktische Behandlung Ihrer Betriebsprobleme überhaupt nichts. Für rund DM 7.-- erhalten Sie jedoch eine komplette Einführung in eine bestimmte Thematik von KNOWWARE. ]

Wenn Sie unsere kleine Anwendung zum Beispiel einmal im Jahr benutzen, um Ihre Marketingplanung am Saisonende durchzuführen, dann können Sie nach dem Export dieser im Laufe des Jahres gesammelten Daten in das .CSV Format mit der Hilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms eine ganz andere Planung bewerkstelligen wie bisher.

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Anlage:

Übersicht über die Merkmale und Eigenschaften in der erweiterten Version [ + ], die für eine kleine Schutzgebühr erhältlich ist.

( Falls mailplus.exe nicht in diesem .zip Archiv enthalten ist, dann laden laden Sie sich doch bitte im Internet eine voll funtionierende Demonstration der erweiterten Version herunter die voll kompatibel ist mit der FREEWARE Version. Beachten Sie aber, daß in der Demoversion nur 25 Adressen zulässig sind. Sollten Sie schon mit der Freeware Version arbeiten und wollen die erweiterte Version mit Ihren eigenen Daten testen bitten wir Sie dies zu berücksichtigen. )

Wir sind sicher, daß die unten aufgeführten Erweiterungen auch für Sie nützlich sind und Ihnen noch mehr Zeit und Arbeit sparen würden, um Ihre Daten auszuwerten.

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( 1 )

Erleichterte Datumsangabe für die Wiedervorlage (Follow-Up) durch eingebaute Kalenderfunktion (die korrekte Datumseingabe erfolgt durch Mausklick)

( 2 )

4 zusätzliche Felder, die vom Benutzer frei belegbar sind und auch sortiert werden können

zwei Datumsfelder mit eingebautem Kalenderaufruf (wie unter 1)

zwei Betragsfelder die automatisch aufaddiert werden
( besonders wichtig, wenn Sie z.B. Gästekategorien in Ihren Schlüsselbegriffen - Key
  Words - verwenden )

Die Datumsfelder könnten z.B. mit Anreise- / Abreisetag, die Betragsfelder könnten für die Erfassung von Umsatz und Nettogewinn pro Gast belegt werden.

( 3 )

Zusätzliche Sortiermöglichkeiten für Land (Nationalität) und Gebiet (Distrikt, Staat, Bundesland) im Menu: Bearbeiten

( 4 )

Die Funktionalität in den Reports ist stark erweitert, um Ihren Informationsbedürfnissen
besser Rechnung zu tragen.

!!!  NEU  !!!

Unter Reports & Labels finden Sie jetzt auch einen eingebauten REPORTWRITER ( Internal Reportwriter ) mit dem Sie sich Ihre Reports ganz nach Ihren Wuenschen gestalten koennen. Mit freundlicher Ueberlassung von OLEG FROMIN aus Russland, der ebenfalls mit unseren Werkzeugen programmiert.
 

---

Zurueck zu den eingebauten Moeglichkeiten:
 

Report: Adressen in alphabetischer Reihenfolge

Sie können wahlweise Filter setzen für die folgenden Felder der Datei, um sich nur die Datensätze anzeigen / ausdrucken zu lassen, die Sie wünschen oder momentan benötigen

Name oder Firma    ( NAME_COMPANY )
Stadt, Gemeinde         ( CITY )
Vorort   ( SUBURB )
Postleitzahl  ( POSTCODE )
Bundesland, Distrikt ( STATE )
Land   ( COUNTRY_NAME )
Geschlecht  ( GENDER )

In den Feldern markiert mit  FROM  und TO  ( = VON und BIS ) geben Sie die Bereiche der Abfrage ein:

From:    To:

BACHMANN      FENDER

listet alle Datensätze in alphabetischer Reihenfolge von BACHMANN bis FENDER inkl.

BACHMANN  BACHMANN

listet nur alle Datensätze die im Namensfeld BACHMANN haben.

Die Kombination:

BACHMANN  FENDER

verbunden mit der Eingabe  ITALIEN  im Feld  "Land" zeigt aber nur die Adresse für die Firma DOLCEVITA TRAVEL an, da diese im alphabetischen Bereich zwischen BACHMANN und FENDER aber auch in ITALIEN liegt.

Groß- und Kleinschreibung spielen bei der Filtereingabe KEINE Rolle.

Die gedrückte Schaltfläche VIEW erlaubt Ihnen die Voransicht des Reports am Bildschirm.
Die Schaltfläche SETUP mit dem Druckersymbol davor erlaubt Ihnen die Einstellungen Ihres Druckers für diesen bestimmten Ausdruck zu verändern.
...

Sie können sich ALLE Seiten, nur die AKTUELLE Seite oder eine bestimmte FOLGE von Seiten ausdrucken und anzeigen lassen. Sie können den Report auch als Datei (File) abspeichern im .WMF Format zum späteren Ausdruck.
...

Die Reports für die Schlüsselbegriffe (Keywords) und für die auszusendenden Informationen / Materialien funktionieren auf ähnliche Art und Weise.

( 5 )

Alle Betragsfelder - benutzerdefiniert - werden automatisch aufaddiert. Besonders sinnvoll, wenn Sie eine getrennte Aufsummierung nach Schlüsselbegriffen wünschen.

( 6 )

Ein Taschenrechner ist immer griffbereit und kann von der Menüleiste aus aufgerufen werden (Schaltfläche mit dem Taschenrechner Icon rechts oben). Das ausführbare Programm ( .exe Datei ) hat den Namen "clacalc.exe" und befindet sich im selben Ordner wie dieses Programm ( normalerweise c:\tbsc ). Sie können natürlich jeden anderen Taschenrechner hier aufrufen, indem Sie das ausführbare Programm entsprechend umbenennen.

( 7 )

Ihr Textverarbeitungsprogramm ist auch immer zur Hand, wenn Sie es brauchen.

Normalerweise wird das Windows interne Textverarbeitungsprogramm (Wordpad) aufgerufen (write.exe). Sie können aber auch jedes andere Textverarbeitungsprogramm benutzen, wenn Sie das ausführbare Programm (mit der Endung .exe) in "write.exe" umbenennen. Es gibt dutzende von FREEWARE Anwendungen, die viel besser wie WordPad sind. Dieses Programm sollte sich vorzugsweise in dem Ordner befinden, in dem sich auch unsere Anwendung befindet ( normalerweise c:\tbsc )

[ Wichtige Hinweise zur Textverarbeitung ]

Für die alltägliche Korrespondenz empfehlen wir Ihnen das eingebaute Textverarbeitungsprogramm zu benutzen, das als eines der Accessories mit Windows ausgeliefert wird. Und wenn Sie zufälligerweise noch eine alte Version des Windows Betriebssystems 3.1, 3.11 zur Verfügung haben sollten, dann empfehlen wir Ihnen die Installation des WRITE Wordprocessors (write.exe). Wir benutzen ihn für praktisch alles was wir zu tippen haben.  Die Dateien können Sie als Windows Write Datei mit der Endung .wri abspeichern, aber auch als .txt Datei (Text). Es gibt ein Programm "expand.exe" im Diskettenset mit dem Sie das Programm installieren können - Schwierigkeiten ? Bitte, senden Sie mir eine e-mail.

Oder benutzen Sie ein Program wie WordTabs, mit dem Sie Ihre Dateien als .RTF Dateien abspeichern können (rich text format). Erhältlich von unserer Webseite (Freeware section unter Downloads).

Fast täglich erhalte ich Dokumente, die mit der Textverarbeitungsfunktion in Office 2000 abgespeichert sind ( .doc Format ). Da ich wie Millionen anderer Computerbenutzer immer noch Office 97 benutze (und das auch nur um .doc files lesen zu können) komme ich da natürlich in Schwierigkeiten und bitte den Sender mir die Datei doch als .rtf file nocheinmal zuzusenden. Für meine Textverarbeitungsbedürfnisse langt mir der alte WRITE Word Processor und ich benutze Office 97 eigentlich nur wegen MS-EXCEL - so ein konsequenter "upgrade" über die Jahre hätte mich mehr wie DM 1000 gekostet. Ich lese täglich, daß ausgestandene Computermanager in den einschlägigen Publikationen schreiben, daß sie eigentlich nur aufsteigen, damit sie kompatibel bleiben.

Ein anderer Weg ist :

- laden Sie sich STAROFFICE von der SUN Webseite herunter (eine ursprünglich deutsche
  Entwicklung und sparen Sie sich den ganzen - nicht unerheblichen - finanziellen Aufwand
  mit MS-Office. Die Webseite ist:  www.sun.com

- laden Sie sich die freie Office Suite von: www.software602.com herunter

Beide sind KOSTENLOS !

In 90 % aller Fälle wird der PC eh nur als Schreibmaschinenersatz benutzt (und ist eine sehr teuere Schreibmaschine über die Jahre geworden). Wenn Sie also einen älteren 386 Computer mit 40 MHZ Processor haben auf dem Windows 3.1 installiert ist, dann ist das ausgedruckte Result Ihrer Korrespondenz das gleiche, wie wenn Sie über zehn Jahre DM 5000.-- bis DM 10000.-- für immer neue Hardware und Software ausgegeben hätten.

Die Qualität des Ausdrucks hängt vom Drucker ab !

Ob Ihre Korrespondenz überzeugend ist hat nichts mit dem Drucker, nichts mit dem PC und schon garnichts mit der Textverarbeitungssoftware zu tun. Wenn Ihr Brief beim Kunden nicht ankommt, ist auch nicht Ihre Schreibmaschine schuld - sondern Sie !

Das klingt zwar drastisch, ist aber wahr. Sehen Sie bitte die Dinge doch so, wie sie wirklich sind im Computer Dschungel !

Übrigens: ich habe noch einen alten 286 PC von Mitte der achtziger Jahre auf dem ich alle wirklich wichtige Korrespondenz ausdrucke, da mir alte DOS Programme die erforderlichen professionellen Hilfestellungen geben, z.B. für Gliederungen, Prototype Entwicklung usw.

( 8 )

Die Programme "tpsfix.exe" (zur Reparatur von Dateien in Notfällen) und "topscan.exe" (zum Bearbeiten Ihrer Dateien außerhalb der Anwendung) können vom Datei Menü direkt aufgerufen werden. Beide Programm können von unserer Webseite heruntergeladen werden und sollten in den gleichen Ordner wie unsere Anwendung kopiert werden.

Vor der Benutzung bitte eine DATENSICHERUNG durchführen.

( 9 )

Disketten können Sie direkt im Programm vom Datei Menü aus formatieren (sehr nützlich - erspart das umständliche Aufsuchen des Formatierungsprogramms; dies ist einer der Gründe, warum die Datensicherung so oft übergangen wird.

( 10 )

Die Datensicherung (backup) Ihrer Dateien ist sehr wichtig - wird aber oft vernachlässigt. Diese kann jetzt mit Leichtigkeit vom Datei Menü aus durchgeführt werden (nächster Eintrag nach dem Diskettenformatieren).

( 11 )

Und einen kompletten "Reportwriter" haben wir auch noch eingebaut (internal Reportwriter)
 

Viele dieser zusätzlichen Funktionen zur Auswertung Ihrer Daten können Sie natürlich auch durch die Nutzung zusätzlicher - und oft kostenfrei erhältlichen Programme - erweitern.
 

 Die Mailinglist Anwendung kann hier vom Hauptbereich heruntergeladen werden ...
 


Download an information pack about our products ( ~ 290 KB, .doc Word 97 format) from:

TBSC - Info Pack
 



 
 
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